Mettre en place les UO

Pour mettre en place des Unités Organisationnelles (UO), il faut procéder aux étapes suivantes :

1 - Créer la structure hiérarchique des UO,

2 - Creér un rôle "Botmaster" ainsi qu'un rôle "Collaborateur" pour chaque niveau,

3 - Créer des utilisateurs (ou modifier les utilisateurs existants) et les rattacher à l'UO et au rôle correspondant.

Après ces 3 étapes, détaillées dans la suite de cette section :

• Toute Smart FAQ créée par le botmaster du niveau N devient disponible à l'ensemble des UO.
  Chaque botmaster de niveau N-1 pourra cependant modifier sa réponse pour la personnaliser à son unité.

• Une Smart FAQ créée par un botmaster de niveau N-1 sera propre à son UO et accessible dans le chatbot uniquement aux utilisateurs de cette UO.

• La fonction "Connaissances > Smart FAQ" ouvre alors des fonctionnalités supplémentaires liées aux UO.
  Se référer à la section Spécificités de la Smart FAQ.

Créer la structure hiérarchique des UO

• Sélectionner dans le menu la fonction "Sécurité > Unités Organisationnelles".

• Une seule UO, nommée "Global", est représentée dans la zone réservée à la structure hiérarchique :

  
  
  

• Cliquer sur Global pour accéder au bouton "Ajouter une unité organisationnelle enfant" :

  • Ce nom par défaut peut être personnalisé par le bouton "Modifier"
    
    
  

• Préciser le nom de l'UO enfant à ajouter et "Sauvegarder" :
  Exemple : Direction Régionale A
  

  
  
  
  • Un nom raccourci peut être renseigné dans la zone "Synonyme". Exemple : DR A
    Se référer à la session Interroger le bot d'une autre UO pour plus de détails.

• Répéter l'action autant de fois que nécessaire pour arriver à la structure finale
  
  Exemple :

  
  
  

Créer des rôles par niveau

Profils utilisateurs

Chaque niveau de la hiérarchie va comporter différents profils d'utilisateurs :

• un botmaster, administrateur de la base de connaissances et des réglages des compétences du chatbot.
  Il a accès également au chatbot. Selon son niveau hiérarchique, le botmaster n'aura pas les mêmes autorisations sur les fonctions du back-office. Il faut donc créer autant de rôle "botmaster" que de niveaux dans la structure. Exemple : Botmaster National (niveau N) et Botmaster Régional (niveau N-1)

• des collaborateurs, limités à l'utilisation seule du chatbot.

Shéma descriptif des profils utilisateurs dans une structure hiérarchique d'UO :

Chacun de ces profils utilisateurs doit être défini dans la fonction "Sécurité > Rôles".

Droits du botmaster selon son niveau

Sont listés ci-dessous les fonctionnalités qu'il faut autoriser au botmaster selon son niveau dans la structure hiérarchique des UO :

Menu	Fonctionnalité du back-office (1)	Droit du Botmaster National	Droit du Botmaster Régional
Chatbot > Accueil	Consultation & Mise à jour des paramètres	Oui	Non (2)
Chatbot > Conversation	Consultation Ajout / Modification / Suppression	Oui Oui	Oui Non
Chatbot > Satisfaction	Mise à jour des scénarios et messages Mesure de la satisfaction par UO	Oui Oui	Non Oui
Chatbot > Incompréhension	Modification du message par statut Réglages des horaires	Oui Oui	Oui Non
Connaissances > Smart FAQ	Ajouter une Smart FAQ commune Modifier une Smart FAQ commune Supprimer une Smart FAQ commune Désactiver une Smart FAQ commune	Oui Oui Oui Non applicable	Non Oui (3) Non Oui
Connaissances > Smart FAQ	Ajouter une Smart FAQ spécifique Modifier une Smart FAQ spécifique Supprimer une Smart FAQ spécifique Basculer une Smart FAQ spécifique dans la base commune	Oui Oui Oui Oui	Oui Oui Oui Non
Connaissances > Dictionnaires	Visualisation Ajout / Modification / Suppression	Oui Oui	Oui Non (4)
Historique > Conversations	Voir les conversations de son UO Voir les conversations des UO Niveau N-1	Oui Oui	Oui Non
Historique > Commentaires	Voir les commentaires de son UO Voir les commentaires des UO Niveau N-1	Oui Oui	Oui Non
Tableaux de bord	Voir les statistiques de son UO Voir les statistiques des UO Niveau N-1 Consolidation des données des UO enfants	Oui Oui Oui	Oui Oui Non

(1) Pour les noms exacts des autorisations à cocher dans la fonction "Sécurité > Rôles" se référer à la section Droits.

(2) L'accueil du bot est commun à toutes les UO et administré par le niveau N. Le botmaster du niveau N-1 ne le voit pas dans son menu.

(3) Le botmaster de niveau n-1 peut modifier une smart FAQ dite "commune" (créée par le niveau N) mais seulement sur les éléments suivants : texte de la réponse, lien URL et les fichiers liés.

Ces modifications ne sont applicables qu'à son UO. Les autres UO disposent des éléments de la Smart FAQ commune, sauf si celles-ci ont apporté leurs propres modifications.

(4) Le dictionnaire reste commun à toutes les UO et donc administré seulement au niveau N.

Rattacher les utilisateurs à un rôle et une UO

Se rendre dans la fonction "Sécurité > Utilisateurs".

Ajouter un utilisateur ou s'il existe déjà, accéder à sa fiche par le bouton "Modifier" :

• renseigner le nom d'utilisateur (son identifidant) et son email,
• renseigner son Nom et son Prénom,
• lui rattacher un rôle,
• et sélectionner son unité organisationnelle".

Exemple :

• Attribuer le rôle "Botmaster National" si l'utilisateur est en charge de la Smart FAQ et des réglages du niveau N.
  Dans ce cas, il doit être rattaché à l'UO "Direction Nationale"
• Attribuer le rôle "Botmaster Régional" si l'utilisateur est en charge de la Smart FAQ et des réglages du niveau N-1. Dans ce cas, il sera rattaché à l'une des UO "Direction Régionale A" ou "B" ou "C",
• Attribuer le rôle "Collaborateur" si l'utilisateur n'a accès qu'au chatbot.