Gestion des demandes utilisateurs
Ce volet est disponible à partir de la version 1.5.
A tout moment dans la conversation, un utilisateur peut demander l'extraction ou la suppression de ses conversations.
Ce volet n'est bien sûr applicable que lorsque l'utilisateur peut-être authentifié par un identifiant précis. Dans le cadre d'un chatbot "public", sans authentification des utilisateurs, les conversations ne peuvent être identifiées.
Demande utilisateur effectuée par le bot
Extraire mes données
A tout moment dans la conversation, un utilisateur peut demander l'extraction de ses données personnelles par un message du type "Je veux récupérer mes données".
Le scénario suivant se déroule :
Le bot demande confirmation à l'utilisateur :
Si l'utilisateur confirme par "Oui", le bot précise la suite de la procédure :
Les phrases d'entrainement du bot pour cette intention "Je veux récupérer mes données" ainsi que le message de confirmation du bot sont personnalisables dans la fonction "RGPD > Réglages > Intentions > Extraire mes données" :
Exemple :
Ajouter une question à la liste ou corriger/supprimer une question existante.
Modifier si besoin la demande de confirmation ou le message de confirmation.
Sauvegarder la page.
Ne pas oublier d'Entrainer pour actualiser le bot.
Supprimer mes données
A tout moment dans la conversation, un utilisateur authentifié peut demander la suppression de ses données personnelles par un message du type "Je veux supprimer mes données personnelles".
Le scénario suivant se déroule :
Le bot demande confirmation à l'utilisateur :
Si l'utilisateur confirme par "Oui", le bot précise la suite de la procédure :
Les phrases d'entrainement du bot pour cette intention "Je veux supprimer mes données" ainsi que le message de confirmation du bot sont personnalisables dans la fonction "RGPD > Réglages > Intentions > Supprimer mes données" :
Exemple :
Ajouter une question à la liste ou corriger/supprimer une question existante.
Modifier si besoin la demande de confirmation ou le message de confirmation.
Sauvegarder la page.
Ne pas oublier d'Entrainer pour actualiser le bot.
Centralisation des demandes utilisateurs dans le back-office
L'ensemble des demandes effectuées via le bot par des utilisateurs authentifiés sont archivées dans le back-office dans la fonction "RGPD > Demandes utilisateurs", sous le type "Suppression" ou "Extraction" :
- Les demandes qui arrivent sont au statut "A traiter"
- Une zone de recherche (identifiant utilisateur par exemple) et des filtres sont proposés :
- Période, en haut à gauche,
- puis Statut et Type de demande dans le bouton "Filtres" en haut à droite
Exporter les conversations d'un utilisateur
Pour exporter les conversations de l'utilisateur, il faut se rendre dans la fonction "Historique > Conversations" puis cliquer sur le bouton "Exporter" :
Cocher la case "Tout exporter" : les filtres "Période" et "Canal" se masquent
Sélectionner l'utilisateur
- Si une hiérarchie d'UO est en place dans votre organisation, sélectionner au préalable l'UO de l'utilisateur, sinon, conserver l'UO "Global".
Cliquer sur "Exporter"
Un fichier "Export_log + date du jour" se télécharge dans votre dossier par défaut ou à l'emplacement précisé lors du téléchargement (selon vos options de navigateur).
Ce fichier peut-être envoyé à l'utilisateur par email, par votre outil de messagerie.
Supprimer les conversations d'un utilisateur
Cette fonction est détaillée dans la section Volet 4 - Epurations
Clôturer une demande utilisateur
Après avoir traité la demande de l'utilisateur par les fonctions adéquates du back-office et lui avoir adressé l'email de confirmation d'extraction (avec fichier en PJ) ou de confirmation de suppression, vous pouvez "Clôturer la demande".
Celle-ci disparait de la liste des demandes "A traiter".
Elle reste archivée dans le back-office et consultable en appliquant le statut "Clôturée" dans les filtres.
Remarques :
- L'épuration périodique ne supprime que l'historique de conversations. Une demande utilisateur qui serait sur la période indiquée par l'épuration sera conservée.