Epuration des conversations
Le module RGPD propose une épuration des conversations selon 2 modes :
Epuration périodique : elle supprime toutes les conversations veilles de plus de x jours, selon une périodicté définie dans le back-office (journalière ou hebdomadaire par exemple).
Epuration à la demande : elle supprime toutes les conversations d'un utilisateur qui en ferait la demande, soit par le chatbot (cf Volet 3 du module) soit par un autre biais (email au DPO par exemple).
Epuration périodique
Elle se programme par la fonction "RGPD > Réglages > Epuration périodique" :
- Activer l'épuration des conversations en cochant la case en début de page
- Sélectionner la fréquence de traitement
- Définir un heure de traitement
- Indiquer le nombre de jours que vous souhaitez conserver dans l'historique de conversations
- Sauvegarder les réglages
Compte-tenu de la criticité de la fonction, toutes modifications apportées aux réglages de l'épuration périodique sont archivées et visibles par le bouton "Voir l'historique" :
A chaque exécution, la date de fin du dernier traitement sera mise à jour dans cette page.
Epuration des conversations d'un utilisateur
Pour répondre à la demande de suppression de données formulée par un utilisateur, la fonction "RGPD > Suppression des conversations d'un utilisateur" est disponible dans le back-office et peut être ouverte à votre DPO ou à toute autre personne en charge du RGPD dans votre organisation.
Attention ! Cette suppression n'est possible que si l'utilisateur est référencé par un identifiant :
Rechercher l'utilisateur par son identifiant ou son nom
Sélectionner dans la liste des résultats l'utilisateur concerné
Les informations complètes de l'utilisateur sont rappelées, ainsi que le nombre de conversations qui vont être supprimées :
Confirmer la suppression en cliquant sur le bouton rouge.
Les conversations de cet utilisateur ne sont plus disponibles dans la fonction "Historiques > Conversations".