Spécificités de la Smart FAQ

Une fois les UO mises en place, la fonction "Connaissances > Smart FAQ" se voit enrichie de fonctionnalités propres aux UO. Chaque niveau de la structure hiérarchique dispose de spécificités.

Elles sont détaillées ci-dessous.

Administrer la Smart FAQ au niveau Enfant

Code couleur des Smart FAQ

Un code couleur a été mis en place pour permettre à un botmaster d'une UO de niveau N-1 (UO Enfant) de distinguer visuellement :

  • Une Smart FAQ commune, couleur standard "vert canard" :



    Celle-ci ne peut pas être supprimée par une UO enfant, comme le montre le menu contextuel à droite de la FAQ.
    Elle ne peut-être que modifiée ou désactivée.

  • Une Smart FAQ spécifique, couleur "bleu" :
    Elle est issue :

    - soit d'une **modification de Smart FAQ commune**. Les seules informations modifiables par l'UO enfant sont : la réponse, le lien URL, les fichiers liés et l'animation. Les autres informations non modifiables sont grisées (question(s) et thématiques).<br/><br/>
    - soit d'une **création d'une nouvelle Smart FAQ**. Toutes les informations de la Smart FAQ sont accessibles <br/>

    à l'UO enfant :


    Celle-ci peut-être supprimée par l'UO enfant comme le montre le menu contextuel à droite de la FAQ.

  • Une Smart FAQ désactivée, couleur "orange"
    L'UO enfant peut la désactiver si elle la juge non applicable à son UO :


    Celle-ci peut être réactivée sans problème par l'UO enfant, en cliquant sur "Activer" dans le menu contextuel à droite de la FAQ.

Filtrer les actions de mon UO

Le botmaster d'une UO enfant voit sa recherche avancée (clic sur la flèche à droite du bouton Rechercher) enrichie d'un cadre supplémentaire intitulé "Filtrer les actions de mon unité organisationnelle". Ces filtres lui permettent de limiter l'affichage aux FAQ sur lesquelles il a agit (ajout, modification ou désactivation).

Voir encadré ci-dessous :


Visualiser une FAQ commune modifiée par d'autres UO enfants

Le botmaster d'une UO de niveau N-1 peut visualiser les Smart FAQ communes qui ont été personnalisées par les autres UO de même niveau.

Un lien "D'autres unités ont modifié cette réponse" est visible à droite de la Smart FAQ :



Ce lien mène à un tableau récapitulatif :

  • la Smart FAQ d'origine, créée par le niveau N, reste visible
    • ligne en gras et au code couleur standard (vert canard)

  • les autres lignes correspondent aux modifications apportées à la réponse et ses compléments (Url, fichiers liés, animation) par les UO de niveau N-1
    • lignes au code couleur "FAQ spécifique" (Bleu).

Revoir les éléments courants d'une Smart FAQ commune et modifiée

Le botmaster d'une UO enfant a la possibilité, sur une Smart FAQ commune qu'il a personnalisée, de revoir les éléments communs de cette Smart FAQ.

Un lien "Voir la réponse courante" est visible sur la page lorsqu'il rentre en modification sur cette FAQ :

Ce lien affiche les éléments communs de cette Smart FAQ vus par les autres UO :
Les UO qui ne l'ont pas modifiée

  • Tous les zones sont verrouillées et grisées


  • Le lien "Voir la réponse courante" bascule vers "Voir ma réponse" et permet alors de revenir sur sa personnalisation

Rétablir la FAQ modifiée avec les éléments communs

Le botmaster d'une UO enfant a la possibilité, sur une Smart FAQ commune qu'il a personnalisée, de supprimer ses modifications et revenir ainsi aux éléments communs de cette FAQ.

Un lien "Réinitialiser la Smart FAQ avec les éléments communs" est visible sur la page lorsqu'il rentre en modification sur cette FAQ :



Après confirmation de la réinitialisation, la Smart FAQ personnalisée (couleur bleu) redevient commune dans la liste des SmartFAQ, sous la couleur standard "vert canard".

Administrer la Smart FAQ au niveau Parent

Barre d'outils

Les outils accessibles dans la Smart FAQ au botmaster de niveau N sont équivalents à ceux d'un botmaster opérant dans un environnement sans UO :

  • La première ligne de la barre d'outils reste inchangée,
  • Une deuxième ligne apparait désormais avec une nouvelle fonctionnalité "Consulter les Smart FAQ proposées par les unités enfants" :
    - Le botmaster de niveau N dispose d'un récapitulatif des FAQ créées spécifiquement par chaque botmaster de niveau N-1. Il peut ainsi proposer aux autres UO les FAQ qui lui semblent pertinentes et applicable à l'ensemble des unités.
  • Les fonctions du menu contextuel, à droite de chaque FAQ restent les mêmes.


Visualiser les FAQ communes modifiées par des UO enfants

Le botmaster de l'UO de niveau N peut également visualiser les Smart FAQ communes personnalisées par les UO de niveau N-1.

Se référer au chapitre de même nom dans la sous-section Gérer la Smart FAQ au niveau Enfant

Basculer des FAQ spécifiques dans la base commune

Le botmaster de niveau N peut régulièrement analyser les Smart FAQ spécifiques créées par les UO de niveau N-1 et enrichir la base commune avec celles qu'il determinera pertinentes et intéressantes pour l'ensemble des UO.

L'accès aux FAQ spécifiques se fait par le bouton "Consulter les SmartFAQ proposées par les unités enfants" accessible sur la deuxième ligne de la barre d'outils en haut de la page Smart FAQ.

Ce bouton mène à un tableau récapitulatif qui précise pour chaque FAQ spécifique :

  • l'UO auteur de la nouvelle FAQ
  • la date et heure de création
  • toutes les informations d'une FAQ


Tout à droite de la ligne (barre de défilement horizontale à utiliser), un bouton "Ajouter à la base commune" permet de rendre cette FAQ commune et ainsi disponible pour les autres UO :



A NOTER
L'UO Enfant, auteur de cette FAQ spécifique, conserve cependant ses informations spécifiques.
L'UO Parent peut vouloir remodifier cette FAQ après bascule dans la base commune pour la rendre plus standard pour toutes les unités.